Paperless to podejście do zarządzania dokumentacją, które zakłada ograniczenie lub całkowite wyeliminowanie papieru.

W praktyce oznacza to, że dokumenty są skanowane i przechowywane w formie elektronicznej, a wszelkie czynności związane z nimi wykonywane są za pomocą cyfrowych narzędzi i systemów.

Korzyści płynące z wdrożenia podejścia paperless są liczne, zarówno dla firm, jak i dla środowiska naturalnego.

Dla firm:

• Oszczędności – zmniejszenie kosztów zakupu papieru, tonerów i innych materiałów biurowych, a także kosztów związanych z magazynowaniem dokumentów.
• Wydajność – szybsze i łatwiejsze przetwarzanie dokumentów, łatwiejszy dostęp do informacji, możliwość korzystania z systemów automatyzacji.
• Ochrona środowiska – zmniejszenie zużycia papieru, co przekłada się na oszczędność zasobów naturalnych i redukcję emisji CO2.
• Poprawa wizerunku firmy – budowanie wizerunku firmy dbającej o środowisko naturalne.

Dla środowiska:

• Ochrona lasów – zmniejszenie zużycia papieru, co przekłada się na ochronę lasów i innych ekosystemów.
• Oszczędność wody – zmniejszenie zużycia wody w procesie produkcji papieru.
• Zmniejszenie emisji CO2 – zmniejszenie emisji CO2 związanej z transportem, przetwarzaniem i utylizacja papieru.

Jak wdrożyć podejście paperless?

Wdrożenie podejścia paperless wymaga przeprowadzenia kilku kroków, takich jak:

• Analiza obecnego stanu – określenie ilości dokumentów papierowych, procesów związanych z ich obsługą oraz kosztów związanych z ich przetwarzaniem.
• Wybór rozwiązań – wybór odpowiednich systemów i narzędzi do zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej.
• Wdrożenie rozwiązań – instalacja i konfiguracja systemów, przeszkolenie pracowników.
• Monitorowanie i ocena – monitorowanie efektywności wdrożenia i wprowadzanie ewentualnych modyfikacji.

Wyzwania związane z wdrożeniem podejścia paperless

Wdrożenie podejścia paperless może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak:

• Koszty – wdrożenie nowych systemów i narzędzi może wymagać znacznych inwestycji.
• Opór pracowników – pracownicy mogą być przyzwyczajeni do pracy z dokumentami w formie papierowej i mogą sprzeciwiać się zmianom.
• Problemy techniczne – może wystąpić konieczność dostosowania systemów i narzędzi do specyfiki organizacji.

Podejście paperless to korzystne rozwiązanie dla firm, które chcą ograniczyć zużycie papieru, poprawić wydajność i wizerunek oraz dbać o środowisko naturalne. Wdrożenie tego podejścia wymaga przeprowadzenia kilku kroków i może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, ale korzyści płynące z jego zastosowania są liczne.

Źródło: EY