Od 1 kwietnia br. polskie przedsiębiorstwa wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) będą musiały dostosować się do nowych wymogów dotyczących komunikacji z administracją publiczną.
Wprowadzenie obowiązku posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń to kolejny krok w kierunku cyfryzacji usług publicznych, który ma na celu usprawnienie i przyspieszenie formalnej korespondencji między firmami a urzędami. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także szansa na oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów dla przedsiębiorców.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa, która elektronicznie zastępuje tradycyjny list polecony z potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia bezpieczną i prawnie wiążącą korespondencję online między przedsiębiorstwami a administracją publiczną. Wysłane w ten sposób przesyłki są rejestrowane i mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki. Docelowo e-Doręczenia mają zastąpić zarówno tradycyjną korespondencję urzędową, jak i przesyłki wysyłane przez platformę ePUAP.
Kogo dotyczy nowy obowiązek?
Obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń już teraz dotyczy urzędów, instytucji publicznych oraz nowo zakładanych firm. Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek ten rozszerzy się na wszystkie przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku. W szczególności chodzi o:
- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
- Spółki akcyjne (SA) oraz proste spółki akcyjne (PSA)
- Spółki europejskie
- Spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz partnerskie
- Spółdzielnie i spółdzielnie europejskie
- Towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych i towarzystwa reasekuracji wzajemnej
- Fundacje i stowarzyszenia posiadające osobowość prawną, które prowadzą działalność gospodarczą i są wpisane do KRS
Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?
Wprowadzenie e-Doręczeń to nie tylko obowiązek, ale także szereg korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim usługa ta eliminuje konieczność wysyłania i odbierania tradycyjnych listów poleconych, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Firmy mogą prowadzić korespondencję z urzędami online, bez konieczności wizyt na poczcie czy drukowania dokumentów.
Główne zalety e-Doręczeń:
- Oszczędność kosztów – brak konieczności zakupu znaczków, drukowania i kopertowania korespondencji.
- Oszczędność czasu – korespondencja może być wysyłana i odbierana online, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
- Natychmiastowe powiadomienia – firmy otrzymują informacje o otrzymanej korespondencji w czasie rzeczywistym.
- Cyfrowe dowody – możliwość śledzenia biegu przesyłek oraz zachowania cyfrowych dowodów nadania.
- Bezpieczeństwo – gwarancja zachowania tajemnicy korespondencji.
- Integracja z systemami firmowymi – możliwość połączenia usługi z własnymi systemami kancelaryjnymi.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Operatorem usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Aby założyć adres do e-Doręczeń (ADE), przedsiębiorcy muszą odwiedzić stronę internetową e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Proces rejestracji jest prosty i intuicyjny, a po jego zakończeniu firma zyskuje możliwość prowadzenia formalnej korespondencji z administracją publiczną w pełni cyfrowo.
Dla przedsiębiorców, którzy chcą wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale także do innych osób i firm posiadających adres do e-Doręczeń, dostępna jest oferta kwalifikowanych dostawców usług (KDU).
